Temps plein Adjointe administrative
Description de l'emploi
Le CPE Bébéjou recherche une adjointe administrative pour se joindre à son équipe administrative qui fait preuve de complicité visant l’épanouissement de chacun des membres du personnel qui prône le professionnalisme, le respect, la coopération, l’engagement, le sentiment d’appartenance, la bonne entente et l’esprit d’équipe.
Il s’agit d’un CPE francophone qui accueille au total 191 enfants répartis dans trois installations distinctes. Le CPE Bébéjou souhaite être reconnu pour son professionnalisme et la qualité de ses services offerts à tous les enfants sous sa responsabilité ainsi que par son partenariat avec les parents. Il offre un environnement accueillant, chaleureux et respectueux qui permet à chaque enfant de s’épanouir et d’explorer son univers à travers le jeu, et ce, dans le respect de ses besoins et ses intérêts.
Sous la responsabilité de la directrice générale, et en collaboration avec les directrices adjointes du CPE, l’adjointe administrative participe à la coordination générale, à l’administration et à la gestion des ressources financières, matérielles et humaines du CPE.
TÂCHES ET FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS
Participer à la coordination générale et à l’administration du CPE
Accueillir les visiteurs;
Gérer les appels téléphoniques ainsi que le système téléphonique;
Gérer le courrier, classer, photocopier et assembler des documents;
Rédiger des lettres, notes ou autres documents, effectuer la saisie et la mise en
page des textes en support à l’équipe;
Saisir, compiler et traiter divers renseignements et données;
Gestion du site internet, du système Amisgest et du logiciel pour les puces d’accès;
S’assurer de respecter des lois et des règlements, y compris les directives et les instructions qui en découlent;
Soutenir le personnel de gestion dans l’utilisation des systèmes informatiques;
Effectuer toute autre tâche demandée par la directrice générale du CPE.
Recueillir, rechercher et traiter des données ou de l’information en vue de proposer des actions et des solutions et de les exécuter ou de les mettre en œuvre.
Transmettre au MF les données des renseignements nécessaires pour l’identification des enfants qui fréquentent le service de garde à la fin de chaque mois
Effectuer toute autre tâche demandée par la directrice générale.
Participer à la gestion des ressources financières et matérielles.
Collaborer à la production des états financiers, les analyses et soumet des recommandations
Appliquer les différentes politiques pour la gestion des dépenses;
Préparer les documents à l’intention de l’audit
Autoriser ou effectue des achats et assure le suivi des stocks
Analyser les besoins et vois à la mise à jour et au bon fonctionnement des ressources informatiques et matérielles.
Préparer les états de compte et en fait le traitement
Traiter les comptes créditeurs, vérifie les factures et fais les paiements
Préparer et envoyer la demande de remboursement pour la TPS et la TVQ deux fois par année
Fais les écritures comptables et tient à jour les journaux pertinents
Préparer les dépôts, les états financiers mensuels, effectue la conciliation bancaire et balance les livres
Collaborer à la production des états financiers, les analyser et soumettre des recommandations;
Exercer un suivi de contrôle sur budget annuel et informer la directrice générale;
Gérer les dossiers des enfants, les présences, la facturation, la perception des frais de garde, et les relevés fiscaux
Assister la directrice générale dans la gestion des ressources humaines
Gérer les dossiers du personnel tels qu’ouverture des dossiers, suivi des feuilles de temps, comptabilisation des congés, dossiers d’invalidité, etc.
Calculer et préparer les remises liées aux régimes publics et collectifs (retenues à la source, CNESST, syndicales, régime de retraite, assurance collective, relevés d’emploi);
Effectuer la paie à la demande de la directrice générale ou en son absence;
Effectuer toute autre tâche demandée par la directrice générale.
COMPÉTENCES ET QUALITÉS RECHERCHÉES
Sens de l’initiative, des responsabilités et de l’organisation;
Capacité à planifier son horaire au quotidien;
Capacité à s’adapter aux imprévues et gérer les priorités;
Flexibilité et souplesse pour l’horaire des quarts de travail;
Habiletés pour la communication et faire preuve de diplomatie;
Jugement et discrétion (discerner les informations confidentielles de celles qui peuvent être diffusées);
Capacité à travailler en période de stress;
Être responsable, autonome, dynamique et polyvalente;
Faire preuve d’impartialité, d’objectivité;
Adhésion aux valeurs du CPE
QUALIFICATIONS REQUISES ET EXIGENCES
Diplôme d’études collégiales (DEC) en techniques de comptabilité et de gestion, ou l’équivalent ;
Expérience de travail dans un centre de la petite enfance (un atout);
Maîtrise du français tant à l’oral qu’à l’écrit;
Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint);
Connaissance du logiciel ACCEO service de garde (anciennement nommé le Gestionnaire) et Amisgest (un atout);
Être en mesure de produire une attestation d’absences d’empêchement en lien avec l’emploi;
Posséder une voiture et un permis de conduire valide
CONDITIONS DE TRAVAIL
Poste permanent à temps complet de 30 heures réparties sur une période de 4 ou 5 jours
Congés maladies et personnels, régime de retraite, assurance collective
Rémunération établie selon l’échelle du Ministère de la Famille
DATE ENTRÉE EN FONCTION : Juillet 2023
